Wer darf im Unternehmen auf welches Dokument zugreifen und wer nicht? Wie lassen sich wichtige Papiere schnell durch die Abteilungen leiten, so dass die Geschäftsprozesse nur minimalen Aufwand benötigen? Wie lässt sich eine Archivierung digital durchführen, so dass es nicht zu Redundanzen in der Speicherung kommt und so, dass wichtige Dateien leicht auffindbar werden?

All diese Fragestellungen hören sich nach stark unterschiedlichen Problemen an. Allerdings haben sie eine große Gemeinsamkeit. Genau das sind die Dinge, um die es sich beim Thema Dokumentenmanagement dreht. Es geht darum stabile, elektronische Workflows für all diese Herausforderungen zu erschaffen. Damit werden die Abläufe beschleunigt, so dass Informationen schneller kursieren und dabei weniger Ressourcen verbrauchen.

Mit Dokumentenmanagement sollte sich die Unternehmensleitung auf jeden Fall intensiv befassen. In diesem Bereich gibt es ungemein große Einsparpotenziale zu erzielen. Sie besteht in der Senkung von Arbeitsaufwand. Des Weiteren lässt sich Miete einsparen, wenn die Archivierung im Unternehmen nur noch digital erfolgt und nicht mit Hilfe von riesigen Aktenschränken.

Wie Sie ein effektives Dokumenten-Management System (=DMS) in Ihrer Organisation einführen, das erfahren Sie in einem eBook, welches wir Ihnen zum Thema ans Herz legen möchten: „Dokumentenmanagement: Von den Grundlagen zum effizienten Einsatz im Unternehmen“. Geschrieben wurde es von Stephan Schüttler.

Daten zum eBook:

Autor: Stefan Schüttler
Taschenbuch : 72 Seiten
ISBN-10 : 3842864884
ISBN-13 : 978-3842864887
Abmessungen : 15.49 x 0.43 x 22 cm
Herausgeber : Diplomica Verlag; 1., Edition (30. April 2012)

Zum Buch-Inhalt

Dieses Werk präsentiert zusammengefasste Erkenntnisse aus einer Studie, die der Autor zur Einführung von DMS in Unternehmen gesammelt hat. Mit Hilfe seiner Arbeit möchte er Firmen aufzeigen, welche Einsparpotenziale durch diese Technologien vorhanden sind.

Fein säuberlich und äußerst detailliert erläutert er, was Manager tun können, um Geschäftsprozesse mit Hilfe elektronischer Dokumente zu beschleunigen. Allein in der Buchhaltung vieler Firmen gibt es immense Schätze zu heben. Mehrstufige Rechnungsfreigaben sind mit einer gescannten Rechnung um ein Vielfaches schneller als sie per Hauspost zu verschicken. Zudem lassen sich die Daten direkt mit dem ERP-System über eine Schnittstelle verknüpfen.

Anhand von zahlreichen Fachbeispielen aus der Praxis, wird dem Leser vor Augen geführt, wie modernes Dokumenten-Management organisiert werden muss und welche Fehler es dabei zu vermeiden gilt. Zudem erwachsen aus einer solchen Datenspeicherung immer auch rechtliche Herausforderungen hinsichtlich Sicherheit und Datenschutz.

Eines ist auf jeden Fall klar. Es geht nicht nur darum Dinge im laufenden betrieblichen Alltag zu beschleunigen. Es gibt auch qualitative Kriterien, die der Autor anführt. Digitale Archive sparen sicherlich Platz und damit Mietkosten. Im Rahmen einer Revision ist es jedoch auch wichtig, dass alle erforderlichen Papiere schnell auffindbar sind. Zudem bietet es Vorteile, wenn zusammengehörige Dokumente als solche zu erkennen sind. In einem Ordner im Schrank ist das nicht möglich. Wenn jedoch Dokumente in digitaler Form vorliegen, lassen sie sich in einer Datenbank speichern und mit beliebig vielen Attributen versehen. Zum Beispiel: Rechnungen über Geschäftsessen mit Infos zu Datum, Ort, Preis und Namen der Teilnehmer. Mit Hilfe dieser Attribute könnte die Abteilung Compliance noch Jahre später Verknüpfungen herstellen darüber, welcher Mitarbeiter wann mit wem und wo auf Firmenkosten zum Essen war. All das ist nur möglich, wenn ein entsprechendes System installiert wird, welches in weiser Voraussicht der Dinge geplant wurde. Für Firmen ein Wert an sich.